Verantwortlicher
Jan-Hendryk Päßler · Samata Solutions · Jasminhof 10, 18107 Elmenhorst/Lichtenhagen · info@samata-solutions.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die E-Mail-Adresse oben.
Das Wichtigste in Kürze
Beim Besuch der Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse. Weitere personenbezogene Daten verarbeiten wir, wenn Sie freie Termine abrufen, eine Terminanfrage stellen oder uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben.
Wir setzen keine Cookies und verwenden weder Local Storage noch Session Storage oder IndexedDB. Werkzeuge zur Reichweitenmessung oder Werbung setzen wir nicht ein. Beim Aufruf lädt Ihr Browser nur von unserem Server; Schriften, Video und Bilder liefern wir selbst aus. Für Darstellung, Navigation und Formulare hält Ihr Browser die dafür nötigen Angaben nur für die Dauer Ihres Besuchs.
Hosting und Aufruf der Website
Die Website läuft auf einem von uns verwalteten Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. IONOS stellt Server und Netz bereit und verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Der Server steht in einem Rechenzentrum in Spanien, also in der EU.
Um eine Seite auszuliefern, braucht der Server Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Adresse. Je nach Browser und Einstellungen übermittelt Ihr Browser außerdem Angaben zu Browser und Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine funktionierende und sichere Website.
Der Server führt kein Protokoll über Seitenaufrufe. Die Website schreibt in ihre Fehlerprotokolle nur die Art des Fehlers, keine Formularinhalte und keine IP-Adressen. Die Firewall des Servers protokolliert abgewiesene Verbindungsversuche mit IP-Adresse und Zeitpunkt, um Angriffe zu erkennen; diese Einträge löscht das System nach spätestens fünf Wochen. Rechtsgrundlage ist auch hier Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Verbindung zur Website ist per TLS verschlüsselt (https).
Kontaktformular
Im Kontaktformular brauchen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Ausgangslage (vorausgewählt) und Ihre Nachricht. Ohne diese Angaben lässt sich das Formular nicht absenden. Firma, Telefonnummer und Themen sind freiwillig.
Der Server prüft die Angaben und schickt sie als E-Mail an unser Postfach bei Google Workspace (siehe unten). Auf dem Webserver legen wir die Nachricht nicht ab; sie liegt dort nur im Arbeitsspeicher, bis die E-Mail verschickt ist.
Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit wir auf Ihre Anfrage hin einen Vertrag mit Ihnen vorbereiten. Schreiben Sie uns für ein Unternehmen oder aus einem anderen Anlass, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, geschäftliche Anfragen zu beantworten.
Terminanfrage für das Erstgespräch
Für eine Terminanfrage wählen Sie die Art des Gesprächs (Video, Telefon oder vor Ort) und einen freien Termin und geben Name und E-Mail-Adresse an. Für ein Telefongespräch brauchen wir zusätzlich Ihre Telefonnummer. Ohne diese Angaben lässt sich die Anfrage nicht absenden. Firma und Anliegen sind freiwillig.
Um freie Termine anzuzeigen, fragt unser Server unseren Google-Kalender nach belegten Zeiten. Dabei gehen keine Daten von Ihnen an Google.
Wenn Sie die Anfrage abschicken, trägt der Server einen vorläufigen Termin mit Ihren Angaben in unseren Google-Kalender ein und schickt uns eine E-Mail. Bestätigen wir den Termin, verschickt Google in unserem Auftrag eine Kalendereinladung an Ihre E-Mail-Adresse. Sie enthält den Termin und Ihre Angaben zum Gespräch und wird von Ihrem E-Mail- oder Kalenderanbieter verarbeitet. Bei einem Videogespräch enthält die Einladung einen Link zu Google Meet.
Lehnen wir den Termin ab, löscht der Server den vorläufigen Termin und schreibt Ihnen eine kurze Nachricht; offensichtlichen Spam löschen wir ohne Nachricht. Entscheiden wir nicht innerhalb von 48 Stunden, spätestens bis zum Terminbeginn, verfällt die Anfrage. Der Server löscht sie dann automatisch, in der Regel innerhalb von 15 Minuten, und schreibt Ihnen eine kurze Nachricht. War der Server länger außer Betrieb, prüfen wir den Kalender zusätzlich selbst und löschen liegengebliebene Anfragen.
Gelöschte Termine liegen noch bis zu 30 Tage im Papierkorb des Kalenders. Danach entfernt Google sie nach den vertraglich vereinbarten Fristen aus seinen Systemen; das kann bis zu 180 Tage dauern.
Wir verwenden Ihre Angaben, um das Gespräch zu vereinbaren und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit wir auf Ihre Anfrage hin einen Vertrag mit Ihnen vorbereiten. Fragen Sie für ein Unternehmen an, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, geschäftliche Anfragen zu bearbeiten und Gespräche zu organisieren.
Sagen Sie einen bestätigten Termin ab, löscht der Server ihn automatisch aus unserem Kalender, in der Regel innerhalb von 15 Minuten.
Videogespräche mit Google Meet
Für die Organisation und Durchführung unserer Videogespräche sind wir verantwortlich. Die Inhalte des Gesprächs und die Termindaten verarbeitet Google als unser Auftragsverarbeiter. Bestimmte Dienst-, Nutzungs- und Diagnosedaten, etwa IP-Adresse, Gerätekennungen und Angaben zur Verbindungsqualität, verarbeitet Google daneben in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzhinweisen für Google Cloud. Sind Sie in einem eigenen Google-Konto angemeldet, können weitere Verarbeitungen nach der Datenschutzerklärung von Google hinzukommen.
Datenschutzhinweise von Google Cloud
Ohne Ihre Zustimmung zeichnen wir nichts auf. Möchten wir ein Videogespräch von Gemini in Google Meet mitschreiben und zusammenfassen lassen, fragen wir Sie zu Beginn des Gesprächs und starten die Funktion nur, wenn Sie ausdrücklich zustimmen. Meet zeigt allen Teilnehmenden an, solange sie läuft. Das Protokoll speichert Google in unserem Google Drive; Google verarbeitet es als unser Auftragsverarbeiter; nach Googles Zusagen für Workspace wird es nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, im Gespräch oder per E-Mail an info@samata-solutions.de. Wir beenden dann das Mitschreiben und löschen die Protokolle, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, unverzüglich, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
Ohne Widerruf bewahren wir Gesprächsprotokolle so lange auf wie die übrigen Unterlagen zu Ihrer Anfrage (siehe Speicherdauer).
Wenn Sie Google Meet nicht nutzen möchten, wählen Sie bitte ein Telefongespräch oder ein Treffen vor Ort.
Schutz vor Missbrauch
Damit die Formulare nicht mit automatisierten Anfragen überflutet werden, enthalten sie ein für Menschen unsichtbares Feld und prüfen die Zeit zum Ausfüllen. Außerdem begrenzt der Server, wie oft eine IP-Adresse Formulare absenden und freie Termine abrufen kann und wie oft eine E-Mail-Adresse am Tag einen Termin anfragen kann. Dafür hält er IP-Adressen und E-Mail-Adressen mit den Zeitpunkten der Anfragen vorübergehend nur im Arbeitsspeicher, nicht auf der Festplatte. IP-Adressen entfernt er spätestens 15 Minuten nach der letzten Anfrage, E-Mail-Adressen spätestens 25 Stunden danach. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Website und unseres Postfachs vor Missbrauch.
Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt, um zu antworten. Die Rechtsgrundlagen sind dieselben wie beim Kontaktformular.
Google Workspace
Für E-Mail, Kalender und Videogespräche nutzen wir Google Workspace. Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland. Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen (Cloud Data Processing Addendum).
Google setzt verbundene Unternehmen und weitere Unterauftragsverarbeiter ein, auch außerhalb der EU, insbesondere die Google LLC in den USA. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Übermittlungen an sie stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Für andere Übermittlungen in Drittländer gelten, soweit einschlägig, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Google in den Vertrag einbezieht. Eine Kopie der Garantien schicken wir Ihnen auf Anfrage.
Unterauftragsverarbeiter von Google Workspace
Empfänger
Ihre Daten erhalten IONOS und Google als unsere Auftragsverarbeiter, wie oben beschrieben. Kalendereinladungen und unsere E-Mails an Sie verarbeitet außerdem Ihr eigener E-Mail-Anbieter. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. An Behörden geben wir Daten nur, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.
Speicherdauer
Vorläufige Termine löscht der Server nach Ablehnung oder Ablauf, wie oben beschrieben. E-Mails, bestätigte Termine und Gesprächsprotokolle löschen wir, sobald wir sie für Ihre Anfrage nicht mehr brauchen.
Wird aus Ihrer Anfrage kein Auftrag, löschen wir E-Mails, Termine und Gesprächsprotokolle spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. So können wir auf eine spätere Rückmeldung von Ihnen noch eingehen. Diese Fristen gelten für die Löschung aus Postfach, Kalender und Google Drive einschließlich der Papierkörbe. Danach entfernt Google verbleibende Kopien aus seinen Systemen nach den vertraglich vereinbarten Fristen; das kann bis zu 180 Tage dauern.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bewahren wir die betreffenden Unterlagen auf dieser Grundlage auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): steuerlich relevante Geschäftsbriefe in der Regel sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO). Die Fristen beginnen mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres: bei Geschäftsbriefen mit dem Jahr des Empfangs oder Versands, bei Buchungsbelegen mit dem Jahr ihrer Entstehung und bei Büchern mit dem Jahr der letzten Eintragung (§ 147 Abs. 4 AO).
Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die technischen Schutzregeln oben können Eingaben automatisch zurückweisen, und unbestätigte Terminanfragen verfallen automatisch.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Schreiben Sie dafür einfach an info@samata-solutions.de. Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, uns Daten zu geben; ohne die genannten Angaben können wir Anfragen aber nicht bearbeiten.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin.
Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen
Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Widerspruch an info@samata-solutions.de genügt.
Änderungen
Ändert sich die Website oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.